Giao việc cho sếp

Đừng nghĩ manager là người quản thúc và giám sát mình. Hãy coi manager của mình là một support system mà bản thân có thể tận dụng để phát triển tốt hơn.

Nguồn tài nguyên hay bị bỏ quên

Trừ khi bạn là chủ doanh nghiệp (và nếu thế thì bạn bỏ qua cái này cũng được), thì bạn chắc chắn sẽ có một người manager ở cấp trên, quản lý và điều hành các hoạt động của bạn. Với nhiều người, người sếp thường có một hào quang đáng sợ, vì họ là người giao việc cho bạn, kiểm tra chất lượng công việc của bạn, và cũng là người đánh giá cho sự phát triển và thăng tiến của bạn.

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

Tuy nhiên, theo góc nhìn của mình, thì người sếp, đôi khi lại là một nguồn tài nguyên vô cùng phong phú để bạn có thể làm tốt công việc và phát triển bản thân. Nếu bạn chỉ sợ sệt, nghe lời sếp một cách răm rắp, thì bạn đã bỏ quên một nguồn tài nguyên vô cùng giá trị. Biết cách “khai thác” mối quan hệ công việc với sếp, và biến manager của bạn thành một support system của mình, sẽ giúp mọi thứ trở nên trôi chảy hơn rất nhiều.

Để dạo đầu cho nội dung này, thì mình cũng phải giải thích trước về một số viewpoints mà mình đã có từng nói qua (qua một số bài viết cũ hơn của mình):

• Manager cũng là người thôi, họ cũng muốn làm tốt công việc của họ, và việc bạn làm tốt công việc của mình cũng là đóng góp rất lớn cho sự yên ổn của họ - Đọc vị Manager trong 10 phút.

• Những trách nhiệm đi cùng với công việc của một manager, họ sẽ phải quản lý và lãnh đạo về mặt technical, về project management cũng như people management - Trách nhiệm của manager.

• Là một phần trong những ý mình viết trong bài Learning on the job - bạn phải tự chủ về việc học tập để phát triển bản thân, chứ đừng chờ người khác đến dạy mình.

Bạn nên tự chủ cho việc học hỏi và phát triển của mình, và manager muốn bạn làm tốt công việc của bạn để họ có thể được thoải mái, họ cũng có trách nhiệm quản lý sắp xếp cũng như dẫn dắt bạn và team. Nếu ghép những mảnh ghép đó lại, thì manager không phải là một kẻ thù luôn mong muốn trù dập bạn — thực ra họ lại là những đồng minh, là một support system vô cùng mạnh mẽ nếu bạn biết sử dụng.

Và để sử dụng được nguồn tài nguyên đó, bạn phải biết cách để giao việc cho sếp của bạn.

(Note: nếu bạn là manager mà đang đọc những dòng này, good luck)

Cẩm nang sử dụng bảo bối

Đương nhiên, nói về “giao việc” thì nó là một cách nói vui vẻ hơn thôi, nhưng mà có một điều chắc chắn là manager của bạn có khả năng và có thể làm được nhiều thứ hơn bạn, thậm chí là rất nhiều. Việc đó phụ thuộc vào khả năng của họ, về hiểu biết của họ, cũng như vị thế của họ, vốn rất khác bạn.

Về khả năng và hiểu biết, manager có thể đã trải qua nhiều năm trong nghề hơn so với bạn, đã có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết, không những là những know-how, mà còn là những gotcha, những do-and-don't, được tích luỹ qua nhiều năm làm nghề. Họ có mối quan hệ rộng rãi hơn trong môi trường làm việc, vì công việc của họ yêu cầu phải làm việc với nhiều phòng ban hơn. Họ cũng có những vị thế khác biệt, như khả năng khơi mào và dẫn dắt những cuộc discussion khó khăn, hay là có thể escalate vấn đề lên những con người đủ thẩm quyền để giải quyết vấn đề.

Biết được điều này, bạn có thể nhận được rất nhiều sự trợ giúp. Đó là về mặt cải thiện kỹ năng của bản thân và nâng tầm nghiệp vụ của bản thân; đó là về mặt giải quyết các khúc mắc và hoàn thành công việc đúng thời hạn, đúng chỉ tiêu. Và quan trọng hơn, họ sẽ là đầu mối giúp đỡ cho sự phát triển của sự nghiệp của bạn.

Sếp của bạn, với nhiều năm làm nghề, sẽ là một kho tàng kiến thức và tư duy quý giá. Họ cũng đã trải qua những thời gian như bạn hiện nay, và bây giờ họ có trách nhiệm quản trị về mặt chất lượng sản phẩm - họ cũng sẽ là người đánh giá xem những gì bạn đã làm ra có đạt chất lượng hay không, có tránh được những sai lầm mà kinh nghiệm của họ đã cho họ thấy hay không. Làm việc với sếp hiệu quả, đó là học cách communicate clearly để hiểu được hướng đi đúng: tìm xem cách giải của bạn sai ở chỗ nào, những tiêu chí nào mà sản phẩm của bạn làm tốt hoặc chưa tốt, nếu họ cũng làm thì họ có hướng cải tiến hoặc hướng nào khác biệt không?

Trao đổi với người đi trước và hiểu cách họ tư duy, học tập từ họ để bạn cải thiện khả năng nghiệp vụ của bản thân. Nếu bạn cũng đã và đang phạm những sai lầm giống họ ngày trước, họ cũng có thể là người chỉ được ra cho bạn cách họ đã vượt qua điều đó như thế nào. Thư viện kiến thức ở ngay đó, chỉ là bạn có chịu khó nghiên cứu và học hỏi hay không. Nhưng còn xa hơn nữa, là bạn có một expert ngay bên cạnh để có thể bàn luận về các chủ đề technical hơn. Ví dụ, bạn đọc về một hệ thống tương tự với những gì công ty bạn đang làm, bạn có thể chia sẻ với manager và xem những đánh giá của họ: cái này có gì hay, có gì tốt, có gì chưa kỹ, có áp dụng được vào bài toán của doanh nghiệp mình hay không. Từ đó, bạn có thể tự định hình được suy nghĩ cũng như là khả năng đánh giá của bản thân, và phát triển tư duy kỹ thuật của mình. (Đây cũng là một thứ mình rất thích, cả về hướng là report cũng như là manager, đó là chia sẻ về công nghệ với team và cùng bàn luận.)

Một phần nữa mà sếp của bạn phải quản lý, đó chính là quản lý về tiêu chí và tiến độ của dự án của team. Đương nhiên, điều căn bản để làm việc hiệu quả với manager, đó là chia sẻ về tiến độ, về tiêu chí cũng như các khúc mắc bạn gặp phải - họ cần nắm được điều đó để có thể quản trị rủi ro cho dự án. Một cách đơn giản mà mọi người thường thấy, đó là manager khi biết rõ được các rủi ro của dự án có thể tiến hành điều chỉnh: bổ sung thêm người hỗ trợ, giảm bớt nguồn lực cho các vấn đề phát sinh khác, thay đổi cũng như quản lý về deadline hay scope.

Tuy nhiên, nếu bạn biết cách làm việc hiệu quả cùng với sếp, thực ra vẫn còn rất nhiều sức mạnh mà bạn còn có thể sử dụng. Bạn có thể nhận thấy có những vấn đề trong project requirements còn chưa hợp lý và có cách giải quyết hiệu quả hơn → bạn có thể trao đổi với sếp, tìm hiểu lý do và động cơ cho nhu cầu này; nếu được sự đồng thuận của sếp bạn có thể thay đổi cách giải quyết và kết hợp với sếp để negotiate cho những thay đổi này. Nếu bạn cần hỗ trợ từ các team khác, bạn có thể nhờ manager làm người kết nối hoặc giới thiệu, cũng như chia sẻ ngữ cảnh để bạn có thể giao tiếp dễ dàng hơn với team khác. Họ đã làm việc ở cấp cao hơn và làm việc với nhiều team hơn rồi, và nhiều công việc của bạn có thể sẽ thuận lợi hơn nhiều nếu có tiếng nói của họ.

Đương nhiên, điều tiên quyết để làm được những điều trên, đó là bạn phải làm tốt phần việc của bản thân mình — nếu manager tin tưởng khả năng của bạn và cũng được thuyết phục với giải pháp bạn đề ra, họ mới sẵn lòng hỗ trợ những yêu cầu mà có vẻ hơi “quá phận”. Những sức mạnh này chỉ được dành cho những người xứng đáng.

1-on-1 và la bàn định hướng

Tương ứng với gạch đầu dòng cuối cùng trong những trách nhiệm của một manager, đó là về people management, đó là giúp bạn phát triển bản thân của bạn.

Mình thấy ở nhiều công ty hoặc tập đoàn, thường có yêu cầu với manager đó là setup ra những buổi trò chuyện 1:1 với các reports của mình. Đó là thời gian để các reports có thể trao đổi với các manager về những tâm tư và nguyện vọng của mình. Tuy nhiên đối với nhiều người, thì những thời gian này thường không được tôn trọng lắm. Họ ngại không muốn bàn luận, hoặc là không biết cách nào để bàn luận với manager. Điều này thường dẫn đến (1) buổi này chỉ được dùng để bàn bạc về công việc (làm thế này đúng không, làm thế này có kịp không) — tương tự như những cái mình có nói ở trên hoặc (2) “em không có gì để bàn bạc cả” và xin kiếu.

Với mình, thì thời gian 1:1 này chính là thời gian tốt nhất để bạn có thể phát triển bản thân, vì đây là thời gian mà bạn có thể nói chuyện với một người đi trước, một người muốn bạn phát triển hơn, và để hiểu biết hơn về bản thân của mình. Những bàn bạc về chất lượng hay tiến độ công việc — nó nên là một phần của những work discussion hàng ngày; thời gian 1:1 này, nên là thời gian để bạn nói chuyện về bạn, về sự phát triển của bạn, về định hướng của bạn.

Nói chuyện về những chủ đề này không dễ, nếu bạn không có định hướng quá rõ ràng về bản thân. Tuy nhiên, phải bắt đầu làm việc này, thì bạn mới có thể đặt được ra những thứ mà bạn mong muốn, những thứ mà bạn muốn đạt được, cùng với lời khuyên từ một người có kinh nghiệm hơn. Manager của bạn, cũng đã trải qua những thời gian junior như bạn trước kia, và cũng có thể hiểu được một phần về những trải nghiệm của bạn. Họ cũng nắm về những thứ bạn đang làm, có ngữ cảnh về trình độ cũng như khả năng của bạn; họ cũng nắm được một phần những khó khăn mà bạn đang gặp trong công việc. Vậy nên, đây là một thời gian vô cùng tốt để bàn luận về bản thân, với một người biết và đánh giá về công việc của bạn, mà không cần tốn nhiều lời để giải thích.

Bàn bạc với manager, bạn có thể biết được mình đang ở đâu, tự đánh giá và định vị bản thân về khả năng, trình độ cũng như sự phù hợp với công việc. Bạn cũng có thể dò tìm các phương hướng cho bản thân - mình nên phát triển thêm kỹ năng gì, nếu mình muốn vươn lên các chức vụ cao hơn thì sao, mình nên phát triển bản thân về career nào… Với kinh nghiệm của người đi trước, các manager có thể chỉ ra cho bạn là bạn đang ở đâu, và nếu bạn đi về hướng này thì bạn cần chuẩn bị những gì, có điều gì phải để ý - họ có thể là những la bàn tin cậy để bạn tiếp tục phát triển bản thân. Họ có kinh nghiệm của bản thân, có thâm niên trong nghề, thậm chí có nhiều mối quan hệ để hiểu rõ hơn được những đường hướng của những người đã đi trước.

Mình dùng từ “la bàn” ở đây, cũng còn một hàm ý khác: manager có thể chỉ ra cho bạn hướng nào là hướng nào; tuy nhiên họ không thể đẩy bạn đi được, mà bạn phải là người tự bước đi. Đừng yêu cầu họ làm Google Maps - “làm ơn cho mình lộ trình đi từ A đến B”. Lộ trình là từ bạn mà ra, bạn vẫn phải đi và vượt qua những chông gai bằng đôi chân thực lực của mình.

Và hy vọng một ngày nào đó, bạn cũng sẽ trở thành la bàn của những người khác.

---

Nếu bạn thích bài viết này có thể đọc thêm những bài mà mình có link ở trên

Đọc vị manager trong 10 phút

Trách nhiệm của Manager