Họp và hành
Một góc nhìn về meeting, khi meeting là ra thành cuộc họp chứ không chỉ dừng lại là hành.
Dành cả thanh xuân để đi họp
Không hiểu là vì lý do tuổi già hay là gì, nhưng mình thường có thói quen đưa ra những lời khuyên (không cần thiết) cho những người xung quanh, đặc biệt là mấy cái đứa juniors ngồi gần mình trên văn phòng. Thỉnh thoảng không có việc gì thì phải mở miệng hỏi han xem các bạn có gặp vướng mắc trở ngại gì không để còn (được) khuyên bảo cho nó sướng.
Một thứ mình không phải chỉ nghe được một lần, thì là về vấn đề họp hành. Có nhiều người thì thấy là họp hành nhiều quá thì phải context switching liên tục, cảm thấy năng suất công việc giảm xuống. Có người thì thấy là đi họp thì thấy là mệt, muốn được ngồi cắm mặt vào màn hình ngồi code cho nó vui.
Nhìn lại cái GCal của mình thì đúng là dành cả thanh xuân để đi họp thật. Trong 3-4 tuần gần đây thì tuần nào mình cũng phải bỏ hơn 20h hàng tuần ngồi trong meeting (chỉ trừ tuần đi công tác). Tuần làm việc 40 tiếng thì đã hơn 1 nửa đang ngồi họp rùi. Cũng một phần vì cả team mình làm việc cùng cũng như các stakeholders của mình đều không ngồi cùng office, thế rồi lúc nào cần gặp cũng phải mời nhau lên Zoom tâm sự. Số phận mà, biết phải làm sao.
Họp gì mà lắm thế
Thực ra hồi còn thiếu kinh nghiệm hơn, thì mình cũng chả phải là con người thích họp hành gì nhiều. Ngồi tâm sự với màn hình IDE vui hơn nhiều, vừa đeo tai nghe vừa ngồi gõ lạch cạch xem code chạy trên màn hình chả sướng hơn? Mỗi lần phải nhảy vào meeting thì nó là một cảm xúc rất là trì trệ. Tự nhiên lại bị lôi khỏi guồng làm việc, lại phải đi vừa lắng nghe, đôi khi còn phải tranh luận để đạt được mục đích — toàn những thứ không phù hợp với người lầm lì khó ở ít nói như mình.
Nhưng, sau mấy năm đi làm, thì mình dần dần lại có một nhận thức khác về việc đi meeting. Đôi khi có những thứ mà nếu không họp thì không thể nào hoàn thành được, có những cái thứ mà cần phải có đủ người ngồi nghe, đủ thứ được mang ra trình bày và tranh luận, thì mới có thể đạt được sự thống nhất, và mới có thể có gỡ được khúc mắc, mới đi vào được tiến độ. Tự nhiên, mình mới có thể nhận ra được là meeting thực ra là một công cụ vô cùng có ích, để đẩy cao hiệu quả của công việc.
Để nắm được điều này, chúng ta chắc phải hiểu được về bản chất và tác dụng của meeting. Một trong những thứ quan trọng nhất để công việc ở trong corporate có thể vận hành một cách suôn sẻ, đó là alignment — đó là khi mọi người có đạt được một sự đồng lòng đồng thuận về một vấn đề gì đó. Không có một con số nào đo lường cụ thể mức độ alignment, nhưng hãy tưởng tượng như mọi người đều là những mũi tên, những vector đang kéo project đi về các hướng khác nhau. Nếu mọi người đều muốn kéo theo những hướng khác nhau, thậm chí là đối nghịch, thì mọi thứ sẽ dường như khó thể nào mà di chuyển được; tuy nhiên, khi mọi mũi tên đều cùng kéo về 1 hướng, đương nhiên là mọi thứ sẽ trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.
Meeting là một công cụ hữu hiệu, để kéo các mũi tên đó lại, cùng hướng với nhau hơn (aligned). Nếu bạn đã tham gia vào một meeting hiệu quả, bạn sẽ thấy sự đồng lòng được tăng lên khi so sánh giữa trước và sau cuộc họp. Còn những cuộc họp thiếu hiệu quả, thì bạn chỉ thấy là sự rối tung rối mù, nó vẫn như y xì như cũ (đôi khi còn tệ hơn). Và khi bạn ngồi trong một meeting hiệu quả, đôi khi bạn còn cảm thấy productive hơn là ngồi mấy tiếng làm việc, khi tự nhiên mọi việc trở nên thông suốt và trôi chảy hơn.
Để họp không còn hành
Khi hiểu được nguyên lý của những cuộc họp, cũng như thế nào là cuộc họp hiệu quả, đó là bước đầu của việc biến cuộc họp từ một thứ phiền hà thành một công cụ hữu dụng.
Khi bạn biết key của một cuộc họp là alignment, mọi các thứ kinh nghiệm mà mọi người hay truyền đạt về kỹ năng đi họp, tự nhiên nó lại make sense hơn trước rất là nhiều: cuộc họp luôn phải có agenda rõ ràng, có người chỉ định để take meeting minute, và sau cuộc họp thì phải có action items, cũng như follow-up sau đó. Agenda là những thứ mà cần được aligned; meeting minutes để đảm bảo là những vấn đề được nêu ra được tổng kết cụ thể cũng như có bước giải quyết; Action items và follow-ups là những bước tiếp theo cần có thêm alignments.
Hiểu được mục đích của cuộc họp là để mang đến sự đoàn kết, thì việc của bạn, một meeting-goer, đó chính là chuẩn bị trước khi tham gia nó: nếu bạn cần xuất hiện trong một meeting, bạn phải biết bạn cần làm gì, và muốn đạt được điều gì trong thời gian ngắn ngủi đó. Đặt ra mục đích cho bản thân — bạn có thể cần được nghe vướng mắc của người khác, hoặc là bạn muốn giải pháp từ phía bạn được sự đồng ý để triển khai — đi họp với clear intention, đó là cách tốt nhất để bạn có một cuộc họp hiệu quả và productive. Ngoài ra, thực ra còn có một cách hay ho hơn, để bạn có thể meeting một cách hiệu quả — đó là không cần phải có meeting. Để giảm thiểu số lượng meeting, cách tốt nhất đó là giữ cho sự alignment trong team, trong các dự án của bạn luôn đạt ở mức cao — khi mọi người đều biết rõ mục đích của mình là cần làm gì và làm thế nào, ai làm cái gì, tiến độ của dự án đang ở đâu, số lượng meeting cần thiết sẽ giảm hẳn đi. Điều này sẽ có thể đạt được bằng việc xây dựng các rituals trong công việc để giảm thiểu việc cần phải có disruptive communications, hệ thống documentation rõ ràng, workflows mượt mà không vướng bận nhau, team cùng work trong một high-trust environment, cũng như quy trình reports trôi chảy mượt mà.
Đương nhiên, đây luôn là ước mơ của mọi người, cuộc đời không bao giờ suôn sẻ đến vậy. Để alignment làm mục tiêu, bạn sẽ hiểu thêm về cách vận hành của các công ty. Đây cũng là một điều mình có nói với một số người xung quanh mình: hãy trở thành một người mà mọi người muốn bạn hiện diện ở trong cuộc họp, vì sự hiện diện của bạn sẽ làm một meeting trở nên suôn sẻ hơn. Đây có thể sẽ là một topic khác nữa, mà một ngày nào đó mình sẽ viết thêm.
Nếu bạn thấy bài viết trên cũng hay ho, có thể đọc thêm một số bài mình cũng viết về việc đi làm :)
