Tuyển dụng và Service Integration
Làm sao để tích hợp một cách thích hợp
Rào cản của ước mơ
Nhiều khi, ước mơ của dân đi làm, chỉ là tìm được một công việc phù hợp với bản thân, trình độ, và được yên tâm làm việc có ích trong một môi trường dễ chịu với bản thân. Trong vòng 30 đến 40 năm cuộc đời, bạn dành 1/3 thời của 1 ngày để đi làm, và nếu làm việc mà không vui vẻ thì lúc nào bạn cũng phải đối diện với sự mệt mỏi. Một ước mơ đơn giản thôi, nhưng mà lại không hề dễ dàng, vì trước mặt bạn luôn là ngọn núi đầy chông gai mang tên tuyển dụng.
Nếu để nói đến câu chuyện tuyển dụng, thì đây có lẽ là một trong những câu chuyện đau đầu nhất và đáng quan tâm nhất dành cho dân working professionals. Ai cũng đều từng trải qua câu chuyện đi tìm việc, cũng trải qua cùng một nỗi đau này, và mỗi người đều có rất rất nhiều câu chuyện về tìm việc, phỏng vấn, làm việc với HR hay hiring manager các thứ.
Trong kinh nghiệm của mình, thì hầu hết thời gian là mình lại nằm ở phía bên hiring team. Cũng trải qua nhiều thăng trầm với team, với ngành Tech trải qua cơn sóng trồi sụt theo nhu cầu nhân lực thay đổi chóng mặt. Đặc biệt trong giai đoạn gần đây với thị trường job không đơn giản, mình chỉ thấy rất nhiều người tìm việc, và rất nhiều nội dung về cách để tìm việc, cách để xây dựng CV, cách để vượt qua phỏng vấn. Ngược lại ở phía bên kia, lại rất ít người nói về việc đi tuyển dụng? Mọi người đều dạy cách how to get hired, nhưng lại thiếu người nói về cách how to hire.
Về chiêm nghiệm của mình, tuyển dụng nó lại giống như service Integration. Bạn muốn xây dựng và phát triển team (system) của bạn, bằng cách mang thêm 1 new hire về (service), và phát triển sức mạnh của team bằng cách tích hợp(integrate) thêm sức mạnh vào team của bạn.
Vòng gửi x(i vi)e
Nhu cầu tìm thêm nhân lực nó phải bắt đầu từ nhu cầu của công việc, cũng như feature bắt đầu từ user stories. Bạn có dự án, có khối lượng công việc bạn định hình trong đầu cho những tháng tiếp theo, và đó là khi bạn muốn giải quyết bằng cách “tích hợp” thêm 1 nhân lực vào team.
Bạn xây dựng những requirements(functional and non-functional) cho sự tích hợp mới này, để phù hợp với nguyện vọng của các stakeholders. Tương tự như việc bạn xây dựng JD cho vị trí bạn sắp tuyển dụng vậy; bạn càng hiểu rõ về nhu cầu thì bạn sẽ xây ra một JD hợp lý hơn: mức lương, học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, khả năng giao tiếp etc. Với bản thân mình, đầu tư kỹ càng vào phần xây dựng requirements này rất quan trọng, nên là dù với bản tính lười nhác, thì mình vẫn phải cố gắng chỉn chu với phần viết JD này, nó sẽ có giá trị lâu dài: vừa là những gạch đầu dòng bạn cần chú tâm cũng như độ quan trọng của nó, vừa làm bảng “chấm điểm” của bạn khi nghiên cứu.
JD được viết lên và bạn bắt đầu có những CV đầu tiên. CV của các hệ thống khác thì là gì? Đó là trang của dự án, github page, documentations, community, các bài tech blogs trên mạng. Các “CV” này cũng sẽ không match hết 100%, có những đầu mục bạn chưa nghe đến bao giờ, có những công nghệ bạn chưa hiểu hết, những dịch vụ giá cả trên trời. Đương nhiên là những lời hứa hẹn qua “CV” thì cũng không thể nào đáng tin cậy 100%. Lọc qua “hồ sơ ứng viên”, đó sẽ là những thứ gần với những gì bạn muốn nhất, và bạn sẽ muốn đc gặp mặt những “ứng viên” này.
Những bạn “ứng viên” đến được vòng gặp mặt này, và người “hiring manager” sẽ nghiên cứu và cố validate những điều đc mô tả trong CV, xem nó có đúng sự thật không, còn có điểm nào mà đã bị giấu diếm bớt đi. Đi sâu và kỹ hơn để biết về nội hàm bên trong, cũng như xem khả năng phát triển có potential đến đâu. Những đầu mục trong “JD” sẽ là cột mốc để đánh giá của bạn, kiểm tra sự phù hợp của “ứng viên” mới này (đó là lý do vì sao mình cần phải làm JD thật kỹ càng, như làm product spec vậy).
Trải qua bao nhiêu chông gai, bạn lựa chọn được “ứng viên” phù hợp. Dự án integration của chúng ta đi qua giai đoạn tìm kiếm chọn lọc, và bắt đầu đi vào xây dựng phát triển.
Micromanagement
Nhiều người sẽ đánh giá việc tuyển dụng được dừng lại ở việc khi ứng viên “chốt đơn” và bắt đầu làm việc tại công ty. Mình thì lại nghĩ là đó mới chỉ là đoạn đầu tiên của hành trình tích hợp. Một dự án tích hợp thì đương nhiên không thể kết thúc sau khi bạn lựa chọn cái service, cái tool mà bạn thích; nó là quá trình biến cái service, cái tool đó thành một phần trong hệ thống của bạn.
Khi bạn tư duy về một nhân viên mới như là một phần cần phải tích hợp vào “hệ thống” của bạn, bạn sẽ nhận thấy là quá trình tuyển dụng của bạn mới chỉ bắt đầu.
Bạn có tin sale pitch/documentation của một cái service bạn mà chưa biết gì về nó 100% hay không? Đương nhiên là không, và bạn cũng không nên. Vì ngoài những thứ được mô tả, sẽ còn nhiều vấn đề nhỏ to mà documentation có thể bỏ qua, sale pitch thì lờ bớt đi mất, mà bạn phải đi vào sử dụng thì bạn mới nắm bắt được hết. Đó là điều hoàn toàn có thể hiểu được, ai mà đã thử integrate với 1 hệ thống mới rồi thì đều hiểu là có rất nhiều thứ nhỏ nhỏ, như những cái bug nhỏ, performance profile, cách setup, những cái tweak hay config loằng ngoằng mà đôi khi phải mò vào đến từng dòng code mới biết được tại sao nó như thế. Một new hire cũng sẽ thường như vậy, thậm chí là còn phức tạp hơn, từ cách làm việc, cách giao tiếp, cách xử lý tình huống, bạn có phỏng vấn kỹ đến đâu thì đi vào làm việc cùng nhau mới ngẫm ra được.
Việc đầu tiên bạn nên chú tâm vào, đó là Workflow Integration. Setup 1 hệ thống mới, thì nó phải làm sao để nó phù hợp được với workflow đang có sẵn của team, và sự tương thích này là điểm đầu tiên để kết nối hai bên với nhau. Cả hệ thống của bạn đang được deployed trên Cloud và K8s, nhưng service mới có đến Dockerfile? Bạn sẽ onboard vào workflow bằng cách xây dựng deployment pipeline để nối vào Docker Artifacts theo tagging system của bạn, và K8s manifest để nó sẽ đi theo cùng workflow của hệ thống. Tương tự như 1 new hire, với tư cách một hiring manager, bạn phải hướng dẫn người mới để có thể cùng làm việc với team: tham gia vào cùng các stand-up và regular meetings, hướng dẫn setup codebase, cách tìm và truy cập các tài liệu của công ty, cũng như giới thiệu và xây dựng kết nối với các bên liên quan, thậm chí là setup cả work buddies để new hire có được sự hỗ trợ cần thiết. Ở những tập đoàn lớn, đó là một phần không thể thiếu của onboarding journey.
Phần thứ 2 mà mình thấy cần thiết, mà có thể hơi controversial một tí, thì đó là micromanagement. Micromanagement có thể là không theo hướng chỉ đạo từng ly từng tí một, mà lại mang theo hướng sát sao và check-in thật là nhiều. Khi bạn tích hợp một hệ thống mới, bạn sẽ phải theo dõi nó vô cùng kỹ càng, đúng là như đang trong trạng thái debug mode: test thử tất cả các case để đảm bảo nó hoạt động trong dự đoán của mình, đo đạc kiểm thử về tốc độ xử lý hay latency, setup 1000 các loại monitor và alerts, đẩy log lên mức cao nhất để kiểm tra chặt chẽ về các hành vi của hệ thống. Đó là một quá trình tìm hiểu nhau, phải hiểu được hai bên hoạt động như thế nào thì mình mới có thể tìm cách hoạt động cùng nhau 1 cách hiệu quả nhất có thể. Một nhân viên mới cũng cần có 1 sự sát sao nhất định, và là hiring manager, hiểu rõ hơn về nhân viên của mình càng sớm càng tốt sẽ giúp cho new hire đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. Check-in đều đặn để hiểu được vướng mắc, và tìm được cách tháo gỡ, cần một sự thấu hiểu giữa 2 bên với nhau. Ví dụ bạn mới vào chưa quen với hệ thống có sẵn thì có thể setup thêm sharing hoặc gửi tài liệu để tham khảo; bạn làm corp lâu năm nên có những thói quen mà một công ty startup không có thì giúp bạn gỡ những khúc mắc; vân vân và mây mây. Quan trọng hơn cả, là xây dựng ra một feedback loop giữa hai bên, để hai bên có thể trao đổi và xây dựng ra những working agreements, hai bên cùng nhau phát triển thêm.
Khi hiểu được cách làm việc, performance characteristics của nhau, thì đó là khi bạn có thể tắt debug mode đi. Làm việc chặt chẽ với nhau để hai bên xây ra cách ra đề bài và cách giải bài để hai bên cùng ưng ý. Đề bài của người giao việc cần có những detail gì, và lúc trả bài thì người làm việc cần gửi lại những gì cần thiết; và cách giao tiếp giữa hai bên cần được document và note lại ở đâu đó. Nghe cái này cũng quen quen ta, hình như trong việc xây dựng hệ thống tích hợp nó gọi là API contract thì phải =). Xây dựng quy chuẩn làm việc giữa 2 bên, và đạt đến một sự thống nhất về communication từ cả hai phía, tương tự như xây API contract giữa 2 hệ thống. Hai bên biết mình muốn gì cần gì, và từ đó đạt được sự thống nhất trong làm việc. Đây là một bước quan trọng để “kết nạp” thêm thành viên mới vào team, đó chính là xây dựng communication protocol từ hai phía. Giao tiếp mượt mà giữa các bên, đó là tiên quyết để hệ thống của bạn vững vàng và thông suốt, đem lại hiệu suất cao cho công việc.
Khi bạn hiểu thấu đáo hơn về nhân viên của mình, và bạn có thể thoát chế độ micromanager đi. Các phần trong hệ thống đã biết cách giao tiếp với nhau một cách mượt mà. Project tích hợp của bạn đã thành công, và hệ thống của bạn đã được upgrade lên một phiên bản mới xịn xò hơn.
And can I celebrate?
Với mình, tuyển dụng có thể coi như tạm thành công khi mà new hire của bạn hoà nhập được và giúp cho team/hệ thống của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Mục đích của quá trình tuyển dụng nhân sự là để giải quyết vấn đề của business, và sự thành công của việc tuyển dụng sẽ nên được đánh giá cùng vói sự thành công của project hoặc business. Bạn sẽ không dừng ở việc tuyển được người phù hợp, mà là còn đánh giá thêm ở quá trình mang người phù hợp đó trở thành 1 nhân lực hữu ích.
Một phần khác nằm ở con người. Một con người sẽ tiếp tục phát triển bản thân trở thành những phiên bản tốt hơn của chính mình. Sau khi tuyển dụng thành công, thì câu chuyện phát triển con người sẽ là một quá trình iterative, không ngừng dừng lại. Một sự quan tâm theo dõi sát sao là cần thiết, để nhân viên mới của bạn sẽ được tiếp tục học tập điều mới, được thử sức với những thử thách mới. Đó là một quá trình khó khăn và phức tạp khác, mà có lẽ mình sẽ dành một ngày nào đó khác để discuss thêm.