Project và Product Mindset

Và vì sao nên có cả hai?

Photo by Scott Graham on Unsplash

Role và Title của mình thì xưa nay là liên quan đến Data, tuy nhiên hôm nọ mình có nhắc đến là mình có connection sâu nặng với Infrastructure/System Engineering. Tuy nhiên mình vẫn còn một đam mê nữa, đó là Product Management. Thế nên mình viết thử một chút về niềm đam mê giấu kín trong lòng này.

Khác biệt nhưng không tách rời

Khi bạn đâm đầu vào ngành Product thì có 2 thứ mà nhiều người thường đâm ra lẫn lộn, đó là Project và Product. Không có một sự phân biệt rạch ròi giữa 2 khái niệm này, và nhiều người cũng không cố gắng định nghĩa nó thật kỹ; mọi người có cách hiểu và diễn giải khác nhau về các định nghĩa này, nên đôi khi cách nói chuyện về những điều này không được chú ý một cách kỹ càng.

Những khái niệm về quản lý công việc và quản lý product tiếp tục làm cho những vấn đề này nó loằng ngoằng hơn. Nó là kết hợp từ thông tin từ nhiều nguồn: JIRA, thường là hệ thống quản trị công việc, workflow ở trong doanh nghiệp tech; các Product Management concepts về Product Roadmap, User stories; rồi các setup trong làm việc như là Scrum/Kanban/Scrumban. Ví dụ như Product Owner thì là thành viên của Scrum team, còn Scrum Project chạy trên Product, Product Roadmap dẫn đến Project deliverables, vân vân và mây mây. Kết thúc cuối cùng là một sự lẫn lộn không hề nhẹ giữa các khái niệm về Product và Project. Và cũng phải nói thẳng lên là, hai khái niệm này liên quan với nhau rất chặt chẽ và không thể tách rời một cách rõ ràng được.

Mình sẽ không thể discuss được về cách setup ở từng công ty một, vì với mỗi công ty, tập đoàn sẽ có định nghĩa internal về các khái niệm về Product và Project. Tuy nhiên mình cũng muốn mang đến góc nhìn của mình về Product và Project mindset. Mindset như là cách hiểu, và góc nhìn về vấn đề từ phía Product, cũng như Project management. Và điểm hay ho hơn của mindset là bạn có thể áp dụng nó ở nhiều cấp độ khác nhau, từ công việc cho đến đời sống.

Product và Project Mindset

Để phân biệt được về mindset hay về tư duy, mọi người thường phải chú ý điều tối quan trọng mà lúc nào mình cũng phải quan tâm.

Project và deliverables

Khi nói đến Project mindset, điều quan trọng nhất của Project mindset luôn là deliverables. Deliverables là những kết quả chúng ta đặt ra, là mục tiêu chúng ta nhắm đến của một project. Nhìn vào deliverables, và đó sẽ là nguồn gốc dẫn dắt đến tất cả những thứ khác trong cả quá trình project management.

Trong quá trình xây dựng project, bạn sẽ bắt đầu bằng việc làm project scoping, xác định những mục tiêu bạn cần hoàn thành, tài nguyên bạn đang có(về thời gian, ngân sách và con người), và những thứ bạn sẽ làm để hoàn thành được nó. Xây dựng các đầu mục để hoàn thành, sau đó bạn sẽ chia nhỏ thành đầu mục nhỏ hơn ở trong công việc chính, cũng như mốc thời gian để bạn có thể hoàn thành chúng (project planning).

Tuỳ theo cách vận hành của team mà bạn có thể sắp xếp các đầu mục và checkpoints như thế nào; ví dụ như Waterfall planning thì plan hết từ đầu đến cuối, còn Scrum/Sprint Planning thì ưu tiêu sự flexible và regular checking bằng cách có các Scrum ceremonies để đảm bảo sự ổn định trong tiến độ. Bạn xây đầu mục lớn bằng các user stories, xây dựng definition of done, rồi break down thành các sub-task nhỏ hơn để làm việc. (Nghe rất là JIRA đúng không, vì JIRA là Project Management tool gần như là tiêu chuẩn nên mình lấy làm ví dụ cho nó dễ hiểu)

Các deliverables, theo quá trình scoping thì phải được định nghĩa rõ ràng: phải đạt được tiêu chí là gì, kiểm tra ra sao, hoàn thành trước timeline nào. Đó là điều quan trọng khi nhìn về project management và project mindsets: tất cả đều nằm vào việc có kết quả rõ ràng và cụ thể. Tư duy của Project luôn là đi sâu vào cụ thể, là biết rõ mình cần phải làm gì, và tìm mọi cách để deliver được điều đó một cách tốt nhất.

Product và Positioning

Trong khi Project mindset thì quan tâm đến sự rõ ràng và chuẩn mực, thì theo mình Product nó lại mang đến một cách nhìn khác hoàn toàn.

Với mình, điều quan trọng nhất về Product, thì đó là về Positioning, hay còn gọi là định vị. Nói một cách nôm na, layman terms, thì là “biết mình ở đâu, biết mình muốn gì”. Đó là hai cấu thành chính của Positioning, đó là awareness và định vị bản thân đang ở đâu, và đang hướng về direction thế nào.

Positioning, nó bao gồm sự thấu hiểu của bạn về product. Product của mình là cái gì, nó bao gồm những cái gì? Ai là bạn bè, ai là đối thủ của mình? Mình có gì giống và khác với những người khác? Điểm mạnh và điểm yếu của mình là gì, làm sao để phát huy, khắc phục? Nó là hàng nghìn câu hỏi để tự reflect lại, để nắm bắt được những gì mình đang có trong tay. Bạn phải hiểu rõ về product của mình, so sánh nó với những product khác ở xung quanh, xem về sự khác biệt của mình ở đâu, và mình có thể học hỏi gì từ những người khác không. Một vấn đề của việc định vị product, đó là product của bạn cũng thay đổi và product của những người khác cũng luôn luôn thay đổi; nên quá trình định vị là quá trình không bao giờ ngừng lại, phải luôn luôn tìm hiểu và đánh giá gần như mỗi ngày.

Tiếp theo, đó là định hướng. Đó là các vấn đề liên quan đến chiến lược, về vision của product. Product của bạn phải có mục đích, có tầm nhìn trước mắt, và vì thế nên là bạn sẽ luôn có một direction mà bạn muốn hướng đến. Bạn có những lý luận, có những tư duy của bản thân, và bạn nghĩ đây là đường hướng phù hợp nhất mà bạn muốn phát triển product; thế nên, bạn sẽ điều hướng và nhắm đến một phương hướng nào đó. Định hướng này sẽ giúp bạn quyết định xem là bạn nên làm gì, theo đuổi những project nào, và sẽ trở thành kim chỉ nam cho các quyết định của bạn.

Nói về cái này thì có thể thấy nó hơi abstract một tí. Để cho mọi người dễ hiểu hơn, mình xin quote lyrics một bài hát nổi tiếng

Như một vì tinh tú em lấp lánh trên bầu trời rộng lớn
Em chưa bao giờ quên đi mất rằng mình là ai → product research/positioning
Vô tư và kiêu hãnh em biết hiện tại này mình đang sống
Họa một bức tranh cuộc đời em mong → product vision/strategy

“Đi giữa trời rực rỡ” - Ngô Lan Hương

Không thể tách rời

Một điểm đặc biệt về hai mindset này, là bạn không thể chỉ nhìn vào một thứ một lúc được, mà nó lại có liên quan mật thiết đến nhau.

Product Roadmap chẳng hạn, bạn cần có Product Mindset để thiết lập định hướng về cách phát triển sản phẩm. Tuy nhiên, bạn phải đánh giá xem bạn có những tài nguyên gì, có thể hoàn thành được những mục tiêu như thế nào, ra làm sao, thì cái này lại phải sử dụng đến Project mindset. Cũng tương tự như vậy, khi bạn xây dựng project scope, viết vào từng User stories hay là definition of done, bạn phải có sự nghiên cứu trước đó product và vision, để bạn có thể định hình được những gì cần phải làm.

Các góc nhìn này luôn đi cùng và bổ trợ cho nhau, không bao giờ tách rời. Tách rời hai cái này ra thì bạn sẽ xây ra những sản phẩm không thực tế, hoặc là đặt ra những mục tiêu mà bạn không thể hoàn thành được.

Áp dụng vào thực tế

Mình không nhắc đến project hay product management, mà lại đi vào vấn đề mindset; với mình, mindset là một thứ rất hay ho vì bạn có thể áp dụng nó vào bất cứ đâu. Không cần nhất cứ phải áp dụng này vào trong công việc, mà hãy áp dụng nó vào các vấn đề mà bạn phải đối diện hàng ngày. Nhìn về vấn đề một cách linh hoạt, và tư duy để xử lý vấn đề là một điều mà áp dụng được trong mọi tình huống trong cuộc sống.

• Công việc: Vâng cái này thì là đơn giản và dễ hiểu nhất rồi, vì project và product management thì bắt đầu từ công việc mà ra. Bạn có thể nhìn vào công việc hàng ngày của chính bản thân, xem vào những project mà bạn đang tham gia, hoặc là những product mà bạn đang build. Nếu bạn là PM hoặc là tham gia vào việc xây dựng product, hoặc là đang chạy một dự án nào đó, để ý về các góc nhìn này sẽ giúp bạn hiểu hơn về những gì mình đang làm và các khía cạnh khác nhau của nó

• Phát triển bản thân: Bạn đã bao giờ nhìn về bản thân mình như là một product chưa? Bạn có thể dùng Product mindset để đánh giá bản thân mình đang nằm ở đâu, so sánh với bạn bè đồng trang lứa xem mình ở vị trí nào, và trong tương lai mình muốn phát triển bản thân theo hướng nào. Từ đó xây dựng những “dự án” nhỏ để tiếp tục phát triển, sử dụng Project mindset để đặt ra những mục tiêu cụ thể và cố gắng hoàn thành được nó. Khi bạn xem xét bản thân như tác phẩm tạo nên bởi những quyết định của chính mình, project và product mindset sẽ soi sáng đường đi của bạn thêm một chút :)

• Hiểu biết về các vấn đề chung quanh: Khi bạn sử dụng các tư duy này để nhìn nhận các vấn đề thì bạn có thể thấy điều này được áp dụng lên mọi thứ trong cuộc sống. Tại sao các công ty lớn luôn có xây dựng những motto, hoặc là company vision? Vì đó là cách để họ định vị cũng như định hướng sự phát triển của bản thân. Vì sao các nhà nước chính phủ hay có xây dựng các kế hoạch 5 năm, 10 năm, sử dụng các theme/topic cụ thể và nhắc đi nhắc lại, trong khi chưa biết được là 5 năm tới sẽ có chuyện gì xảy ra? Đó là việc đánh giá các tài nguyên đang có và tiềm lực trong tương lai, và xây dựng một lộ trình cho sự phát triển của đất nước. Rất nhiều thứ có thể được giải thích, khi bạn có các góc nhìn từ hướng của project và product.

Kết

Mình cũng khá là đam mê với nghề product, mặc dù chưa bao giờ chính thức được làm Product manager cả. Quá trình làm việc của mình thì cũng trải qua nhiều phong cách khác nhau về quản lý cũng như vận hành, nên Project Management gần như là một phần không thể thiếu. Mình thích đúc kết những bài học từ những domain-specific problem, và biến nó thành những thứ có thể áp dụng một cách rộng rãi hơn, như là cách tư duy, nhìn nhận và giải quyết vấn đề. Hopefully, mình share được những gì có ích cho người khác.